Джаки и Дейвис работят от няколко месеца в тясно сътрудничество. Дейвис управлява компания за бизнес софтуер в Кливланд, а неговата личната асистентка е Джаки. Дотук всичко е сякаш доста традиционно, но в тази история различното е, че Джаки и Дейвис никога не са се виждали. Те общуват единствено през Skype и ги делят 500 километра.
Дейвис е виждал само снимката на Джаки в нейната онлайн автобиография и в профила й в Skype. Наема я преди 4 месеца. Тя е известен виртуален асистент, който извършва секретарската работа от дома си в Северна Каролина. Работи, когато е необходимо – обикновено около 30 часа на седмица за 12 долара на час. В задълженията й влиза да резервира пътувания, да организира графика за срещи, да прави проучвания.
Виртуалните асистенти се превръщат в модерен феномен за компаниите, които искат да намалят разходите си по това перо до минимум. Плаща им се на час, а не както е в типичния случай да ти е гарантирано заплащане за 40-часова работна седмица. Пести се не от заплата, а от това, че не е необходимо да се наема офис с място и за асистента или да му се купува бюро и компютър.
Има обаче и опасност от работата с виртуален асистент. Предварително трябва да си отговорите на въпроса дали можете да се доверите на някого, когото никога не сте виждали и да му поверите секретна фирмена информация.
Виртуалните асистенти не са новост. Преди ерата на Интернет, те са използвали факсове и телефони, за да поддържат връзка със своите работодатели, но това е било относително рядко. Тепърва ще навлиза този термин „виртуален асистент“.
Най-склонни да наемат виртуални асистенти са малките предприятия. Често ги вземат само за определена работа за по няколко часа на седмица. Заплащането на час е по-скъпо, отколкото, ако имаш асистент на пълен работен ден. Но в днешния мобилен свят може да се наеме виртуален асистент от друга държава – например за американските компании по-изгодно излиза да работят с виртуални асистенти от Филипините и Индия.
Препоръчително за двете страни е да подпишат договор. Обикновено се плаща предварително депозит в размер на половината от таксата.
Виртуалният асистент обаче не е за всеки. Хората, които ги наемат, трябва да са готови да се откажат от желанието си за пълен контрол и да се чувстват удобно в онлайн общуването.
Дейвис като управител на софтуерна фирма, например, има 45 служители и всичките работят от дома си. Също така има и 6-8 виртуални асистента, чиито задължения надхвърлят канцеларската работа. Той споделя, че наема виртуални асистенти за определен период от време или за малък проект, за да провери как се справят. Ако всичко е наред, той ги наема за по-дълъг период.
Доверието е от решаващо значение, особено ако трябва да се поверят на виртуалния асистент паролите от профилите и имейлите.
Виртуални асистенти най-често се наемат през сайтове за работа, като oDesk. Плаща се 10 процента комисионна. Има и агенции за виртуални асистенти.
Някои работодатели са загрижени дали виртуалният им помощник ще работи пълноценно този час, за който е платил или ще гледа телевизия. oDesk в Силициевата долина, например, дава гаранции, че е така, защото е въвел специална автоматизирана програма, която прави шест снимки на екрана на всеки час. Работодателят може да провери тези изображения от разстояние, за да се види дали асистентът му случайно не е във Фейсбук.
