Времето е ценност и трябва да го ценим. Пари и ценности човек може да си върне, но времето – никога. След като го няма – то вече си е отишло завинаги. Ако успеете да определите кои са вашите „убийци“ на време, значи сте изминали половината път. Това особено е важно за бизнеса, където има много „убийци“ на време и трябва да ги премахнете бързо. Така ще си освободите минути и часове за вършене на нещо значимо.
Всеки има своите специфични „убийци“ на време, но все пак ето четири основни.
1. Телефонните обаждания
Телефонните обаждания трябва да бъдат кратки и по същество. Проблемът възниква, когато единият от участниците реши да превърне краткия въпрос и отговор в продължителен разговор. Затова за предпочитане е имейл пред обаждане. Така ще се стопира неудобството някой, който иска да превърне разговора в „убиване на свободното си време“. Също така е възможно човек да е задълбочен в дадена задачи и едно телефонно обаждане да го разсея.
Ако телефонното обаждане все пак трябва да се проведе, ето два важни съвета:
– Точно определете по кое време и колко ще продължи. Така ще сте си планирали и другите ангажименти;
– Още в началото обяснете, че имате само няколко минути, в които можете да разговаряте. Например:
„Имам само 10 минути и след това имам ангажимент.“
„Имам само 10 минути преди друга насрочена среща.“
„Имам само 10 минути преди следващата среща.“
Така давате сигнал, че ви е притеснено от дълъг разговор и предпочитате обаждането да е кратко и по същество.
2. Лошо оборудване
Ако имате проблем с компютъра, принтера, копирната машина, скенера, това ще убие много време. Лошото оборудване е най-големият прахосник на време. То може да убие часове от работния ви ден. Така че ако нещо от оборудването ви не работи както трябва, веднага го ремонтирайте и обновете.
Ако компютърът ви зарежда бавно, ако копирната ви машина прави бледи копия, ако чекмеджето на бюрото ви заяжда – всичко това губи много време и ви изнервя. Затова действайте бързо, дори ако е необходимо – подменете лошото оборудване по-рано от планираното. Това ще ви спести много време и енергия, които губите всеки ден.
3. „Хора – латерни“
Това са хора, които не спират да говорят. Всички сме срещали такива. Отворят ли си устата и не спират да говорят. Губят не само своето време, а и на другите. Стойте далеч от такива хора.
Вижте кои ваши колеги, служители, партньори са бърборковци и губят времето на другите в приказки. След това ясно определете границите. Ако трябва да се срещнете с човек, който говори много, още преди срещата точно определете времето за разговори. Ако се разсеят и започнат да говорят по друга тема, спокойно кажете:
„Не забравяйте, че имам само 15 минути. Да се върнем към основната тема на разговора ни.“
4. Срещите
Голяма част от срещите са огромна загуба на време. Човек, който е работил в офис, и след това започне да работи сам, осъзнава колко много време е било губено за срещи.
Ако срещите в офис не могат да бъдат отменени, ето една добра практика.
Вместо всички да са седнали на обща маса, те са прави и подредени в кръг. Така срещите никога не продължават повече от 15 минути и се говори по същество, а не се водят безполезни разговори. Това е силно ефективна стратегия за спестяване на времето, ако наистина се налага среща.
Убийците на време са описани в сайта за предприемачи Entrepreneur от Крейг Симпсън, собственик на фирма за маркетинг. Позицията ми за телефонните обаждания и срещите напълно съвпада с неговата. Аз също предпочитам комуникация по имейл.
